DISTRIBUIDORA MERIDIONAL DE MOTORES CUMMINS S/A – MOTORMAC, inscrito no CNPJ sob nº 90.627.332/0001-93, com sede na Av Assis Brasil, nº 11000, bairro Sarandi, Porto Alegre/RS, CEP 91.140-000, tem como compromisso primordial o respeito pela privacidade, a proteção e a segurança dos dados pessoais sobre os quais realiza tratamento, em consonância com os dispositivos da Lei nº 13.709/2018 (“LGPD”) e com os demais dispositivos legais que regem a matéria.

Objetivando conferir a máxima transparência sobre o tratamento que realizamos, nós, da MOTORMAC, apresentamos a seguinte Política de Retenção e Descarte de Dados Pessoais (“Política de Retenção e Descarte”), a qual, redigimos de forma simples e acessível para que todos compreendam, com clareza, de que modo retemos e descartamos os dados pessoais que tratamos. Vamos lá?

Ressaltamos que, esta, integra, de forma indissociável, as demais políticas da MOTORMAC (“Políticas”), dentre as quais, a Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais (“Política”), os Termos e Condições de Uso (“Termo e Condições de Uso”) e a Política de Cookies (“Política de Cookies”):

1. INTRODUÇÃO

• Nós, da MOTORMAC, não só respeitamos a privacidade, a proteção e a segurança dos dados pessoais sobre os quais realizamos tratamento, como reconhecemos que a gestão eficiente desses dados e de registros a eles relacionados são de distinta importância para garantirmos, de fato, a referida proteção e segurança, bem como a gestão eficaz do nosso negócio.

• A MOTORMAC reconhece, ainda, que a informação detida por mais tempo que o necessário acarreta não só riscos, mas custos adicionais de diversas ordens. Por esse motivo, informa, desde já, que só retém dados e informações por razões comerciais,
legítimas e legais, e por razões jurídicas, sempre em cumprimento à legislação aplicável, em especial, a LGPD.

2. OBJETIVO GERAL

• O objetivo geral da presente Política de Retenção e Descarte é indicar os tipos de dados pessoais retidos pela MOTORMAC, os períodos durante os quais esses dados pessoais serão mantidos, os critérios adotados para a fixação de tais períodos, bem como a forma com que os referidos dados serão eliminados.

• Para obter maiores informações sobre outros aspectos da proteção de dados pessoais realizados pela MOTORMAC, consulte as nossas Políticas.

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

A presente Política de Retenção e Descarte tem como objetivos específicos:

I. Estabelecer limites temporais para a retenção de dados pessoais e garantir que eles sejam respeitados;
II. Assegurar que os compromissos da MOTORMAC sejam integralmente cumpridos, principalmente, à luz da LGPD;
III. Garantir o descarte seguro dos dados pessoais;

IV. Assegurar que os registros e documentos sejam retidos pelo período legal/contratual declarado, de acordo com as regras/orientações de cada órgão público;
V. Mitigar riscos e/ou violações em relação a informações pessoais, especialmente, às confidenciais.

4. ESCOPO

Esta Política de Retenção e Descarte se aplica a todas as pessoas que atuam na MOTORMAC, sejam elas colaboradores permanentes ou terceiros, profissionais contratados por prazo determinado, em regime temporário ou na qualidade de subcontratados, devendo estes respeitá-la integralmente.

A adesão a esta Política de Retenção e Descarte é obrigatória e a não conformidade pode levar a sanções/penalidades, inclusive de ordem contratual.

5. RESPONSABILIDADES

A MOTORMAC tem a responsabilidade geral pela gestão dos registros, bem como dos dados gerados pelas atividades dos seus departamentos, notadamente, para assegurar que os registros criados, recebidos e controlados no âmbito de cada setor, sejam gerenciados de modo a atender os objetivos desta Política de Retenção e Descarte.

6. LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS

Para a prestação dos seus serviços (“Serviços”) bem como para a contratação dos seus colaboradores, a assunção de parcerias e o ajuste de contratos, a MOTORMAC precisa coletar e utilizar informações pessoais de clientes, potenciais clientes, candidatos a vagas de emprego, colaboradores e eventuais terceiros com quem se relaciona comercialmente, visando realizar, de forma eficaz, as funções e atividades cotidianas inerentes aos seus negócios.

As informações a que se refere acima podem incluir as abaixo indicadas, a depender da atividade executada, sem a elas se limitar:
• Nome/Iniciais: primeiro nome, nome do meio, sobrenome;
• Características pessoais: idade, data de nascimento, gênero, nacionalidade, naturalidade, estado civil, número de filhos, foto, preferências de navegação na internet, perfil comportamental;
• Filiação: nome da mãe;
• Dados de documentos ou documentos emitidos por órgãos oficiais: CPF, RG, CNH, CTPS, NIT, e/ou PIS/PASEP, título de eleitor;
• Informações residenciais: endereço e telefone residencial, e-mail pessoal, número de celular pessoal;
• Informações sobre escolaridade: nível de escolaridade
• Informações profissionais: ocupação/cargo, endereço, telefone, e-mail e celular comercial, exame médico admissional, atestado(s) médico(s);
• Informações financeiras: dados bancários (banco, agência, conta), salário e outros rendimentos;
• Informações sobre dispositivos móveis/computador: endereço IP, tipo de navegador, duração/frequência das visitas e páginas visitadas, registro de mensagens (conteúdos) trocadas por e-mail/whatsapp;
• Informações de plano de saúde: número de beneficiário no plano de saúde;
• Informações gerais sensíveis: dados de saúde.

Para fins de cumprimento de requisitos legais, pode ser que a MOTORMAC, ocasionalmente, venha a tratar outras informações além das acima indicadas. Nesse caso, a MOTORMAC se compromete, desde já, a realizar o tratamento de todas as informações de acordo com a legislação aplicável, em especial, a LGPD.

7. PROCEDIMENTOS E CRITÉRIOS

A MOTORMAC mantém registro de dados de forma eficiente, sistemática e de acordo com os requisitos da LGPD e demais leis aplicáveis à matéria. A presente Política de Retenção e Descarte é amplamente divulgada para garantir uma abordagem padronizada de retenção de dados e registros de gestão.

Critérios. Os dados são retidos para fins de fornecimento de informações e evidências relacionadas às atividades operacionais da MOTORMAC, seja para a finalidade precípua de cumprimento de obrigação legal, de exercício regular de direitos ou de garantia dos seus interesses legítimos, o que inclui informações e evidências sobre as transações da MOTORMAC, bem como sobre os seus clientes, colaboradores e eventuais terceiros.

O critério para a fixação dos períodos de retenção de dados pessoais pauta-se nas finalidades de cada tratamento relativo a esses dados, as quais, juntamente com os respectivos períodos, poderão ser consultadas no Mapeamento de Dados (“Mapeamento”), parte integrante e indissociável desta Política de Retenção e Descarte, constante deste instrumento.

Quando não for possível definir um período de retenção legal diretamente articulado com os requisitos da LGPD e/ou da legislação correlata, a MOTORMAC identificará os critérios pelos quais o período pôde ser determinado e fornecerá ao titular dos dados tal informação como parte desta Política de Retenção e Descarte.
Todos os dados pessoais relativos às operações da MOTORMAC são mantidos, armazenados e eliminados de acordo com as diretrizes legais e desta Política de Retenção e Descarte. Para todos os dados pessoais e registros obtidos, utilizados e armazenados, a MOTORMAC:
• Realiza revisões periódicas, verificando a finalidade, validade, precisão e necessidade da retenção;
• Estabelece datas para revisões periódicas dos dados retidos;
• Ao executar as atividades, confere especial atenção aos seguintes tópicos relativos aos dados pessoais:
a)Categorias dos titulares; b)Tipos de dados; c)Finalidade do tratamento;
d)Base legal para o tratamento;

Suspensão do descarte dos dados. Caso: (i) a MOTORMAC receba qualquer solicitação legal de registros ou informações, (ii) qualquer colaborador se torne objeto de auditoria ou investigação, ou (iii) a MOTORMAC seja notificada de qualquer demanda judicial da qual seja parte, haverá a suspensão do descarte de quaisquer registros agendados até que a MOTORMAC seja capaz de cumprir com as referidas solicitações e/ou determinações.

Armazenamento e acessos aos dados. Os documentos tratados pela MOTORMAC são mantidos em local seguro, com acesso exclusivo ao pessoal autorizado. Uma vez decorrido o período de retenção, os documentos serão revisados, arquivados ou eliminados confidencialmente, a depender de sua finalidade.

Término do período de retenção. Uma vez que um registro ou dado tenha atingido a data estabelecida no período de retenção, conforme o disposto no mapeamento de dados, o responsável, adotará as ações cabíveis.

Destruição e descarte de dados. Todos os dados pessoais e sensíveis, em papel ou mídia eletrônica, são passíveis de destruição, de modo seguro, quando não mais se fizerem necessários, a fim de garantir a conformidade com a LGPD e o dever de confidencialidade da MOTORMAC para com os seus colaboradores, clientes e terceiros/parceiros, observado o disposto no mapeamento de dados. Informamos, ainda, que as equipes dos departamentos da MOTORMAC são treinadas e aconselhadas adequadamente sobre os procedimentos e controles em vigor.

Documentos físicos. Dentre os diversos valores da MOTORMAC, destaca-se o seu compromisso com a tecnologia. Por esse motivo, a empresa prioriza a coleta, o uso, o armazenamento e o descarte de dados pessoais pela via digital. Não obstante, alguns documentos do departamento de Recursos Humanos (“RH”), a exemplo do exame médico admissional e demissional, permanecem também sob a forma física. Para esses casos, o arquivamento é realizado em armários com trancas, cujas chaves ficam na posse do setor, e a eliminação é feita de forma adequada e segura.

Dados eletrônicos e sistemas utilizados. A MOTORMAC utiliza sistemas, computadores e equipamentos de tecnologia em suas atividades, valendo-se das técnicas mais atuais para a garantia da segurança dos documentos que envolvem dados pessoais e confidenciais, tais como armazenamento em nuvem e antivírus atualizado. Quando tais equipamentos/sistemas precisam ser descartados, o procedimento é realizado de forma segura e ética.

A eliminação de dados eletrônicos é organizada em conjunto com o Departamento de Segurança e Tecnologia da Informação (“TI”), que assegura a remoção de todas as informações de modo que não possam ser recuperadas.

Apenas o Departamento de TI pode autorizar e realizar o descarte de qualquer equipamento tecnológico. O procedimento de descarte é auditável e envolve uma combinação de eliminação eletrônica segura, com métodos físicos de destruição, capazes de excluir, permanentemente, os registros de dados antes do descarte do equipamento.

Correspondências e memorandos. Salvo disposição contrária nesta Política de Retenção e Descarte ou no registro dos períodos de retenção, tem-se que as correspondências e/ou os memorandos devem ser mantidos pelo mesmo tempo que os documentos a que dizem respeito (ou seja, se um memorando pertencer a um contrato ou arquivo pessoal, a ele aplicar-se-á o mesmo período de retenção).

Caso não tenha sido atribuído período específico para as correspondências e/ou memorandos, nem estejam estes relacionados a documentos que cujo período de retenção já tenha sido especificado, serão eles excluídos ou destruídos quando cessados o propósito e a utilidade do conteúdo.

8. ELIMINAÇÃO DO DADO

Em circunstâncias específicas, isto é, quando a MOTORMAC atua como Controladora do tratamento dos dados pessoais, os titulares dos referidos dados têm o direito de solicitar que as informações relativas à sua pessoa sejam apagadas. No entanto, a MOTORMAC esclarece, desde já, que este não é um direito absoluto. Os titulares dos dados pessoais podem exercer o direito de apagar as referidas informações e impedir o processamento apenas se configurada alguma(s) da(s) hipóteses abaixo:
• Quando os dados pessoais não são mais necessários ao propósito legítimo para o qual foram originalmente coletados/utilizados;
• Quando os dados pessoais foram coletados/utilizados de forma ilegal;
• Quando o indivíduo se opõe ao tratamento e não há interesse legítimo para o uso ou retenção, ou, ainda, quando não há a necessidade de manutenção dos dados para o cumprimento de obrigação legal ou exercício regular de direitos por parte da MOTORMAC;
• Os dados pessoais devem ser apagados para cumprir uma obrigação legal.

9. MONITORAMENTO

A MOTORMAC, como detentora de ativos de informações, tem a tarefa de garantir a contínua conformidade dos seus processos e de suas operações à legislação aplicável, em especial a LGPD. Para tanto, monitora, constantemente, os fluxos de tratamentos de dados pessoais e revisa, periodicamente, esta Política de Retenção e Descarte, atualizando-a, em caso de necessidade, sem o prejuízo da realização de eventuais auditorias.

10. PERÍODO DE RETENÇÃO

A MOTORMAC tem como compromisso primordial o respeito pela privacidade, a proteção e a segurança dos dados pessoais sobre os quais realiza tratamento, motivo pelo qual compromete-se a não reter esses dados por período maior do que o necessário a/ao: (i) cumprimento do objetivo para o qual os dados foram originalmente coletados, mantidos e tratados; (ii) cumprimento de obrigações legais ou regulatórias; (iii) exercício regular de direitos; e (iv) consecução dos interesses legítimos da MOTORMAC. Visando conferir a máxima transparência ao processo de retenção e descarte dos dados pessoais que trata, a MOTORMAC disponibiliza o mapeamento de dados, o qual se compromete a observar e atualizar na medida da necessidade.

Esta Política de Retenção e Descarte foi modificada pela última vez em 22 de maio de 2023.